Etapas de planeación de organización

Etapas de planeación de organización

Planeación.

La determinación de los objetivos y elección de los cursos de acción para lograrlos, con base en la investigación y elaboración de un esquema detallado que habrá de realizarse en un futuro.

Principios:
Los principios de la administración son verdades fundamentales de aplicación general que sirven como guías de conducta a observarse en la acción administrativa.

1.    Factibilidad: Lo que se planea ha de ser realizable.

2.    Objetividad y cuantificación: establece la necesidad de utilizar datos objetivos tales como estadística, estudios de mercado, cálculos probabilísticos, modelos matemáticos y datos numéricos, al elaborar planes para reducir al mínimo los riesgos.

3.    Flexibilidad: es conveniente establecer márgenes de holgura que permitan afrontar situaciones imprevistas.

4.    Unidad: todos los planes específicos de la empresa deben integrarse a un plan general y dirigirse al logro de los propósitos y objetivos generales.

5.    Intercambio de estrategias: cuando un plan se extiende en relación al tiempo (largo plazo), será necesario rehacerlo completamente.

Los planes, en cuanto al periodo establecido para su realización se pueden clasificar en:
a. Corto Plazo: menor o igual a un año. Estos a su vez pueden ser:

·         Inmediatos: hasta seis meses.

·         Mediatos: mayor de seis o menor de doce meses.

b. Mediano Plazo: de uno a tres años.
c. Largo Plazo: mayor a tres años.

Etapas De Planeación.
Esta integrada por las siguientes etapas:
Propósitos.
Las aspiraciones fundamentales o finalidades de tipo cualitativo que persigue en forma permanente o semipermanente a un grupo social.
Las siguientes cuatro características los diferencian de los objetivos.

a.    Son básicos o trascendentales porque constituyen el fundamento delos demás elementos.

b.    Genéricos o cualitativos, porque no se expresan en términos numéricos.

c.    Permanentes, porque permanecen vigentes durante el periodo de vida de la organización.

d.    Semipermanentes, porque pueden abarcar un periodo determinado.

Investigación:
La investigación es un proceso que, mediante la aplicación del método científico, procura obtener información relevante y fidedigna con el fin de explicar, describir y predecir la conducta de los fenómenos.
La investigación es trascendental en la planeación, ya que proporciona información a las etapas de la misma para que se lleve a cabo racionalmente.

Premisas:
Las premisas son suposiciones que se deben considerar ante aquellas circunstancias o condiciones futuras que afectaran al curso en que va a desarrollarse el plan.
Las premisas de acuerdo a su naturaleza pueden ser:
1.- Internas: cuando se originan dentro de la empresa y pueden influir en el logro de los propósitos.
2.- Externas: son factores o condiciones cuyo origen es ajeno a la empresa, pero pueden tener efecto decisivo en el desarrollo de sus actividades. Están premisas externas pueden ser:

a.    De carácter político.

b.    De carácter legal.

c.    Económicas.

d.    Sociales.

e.    Técnicas.

f.     Otros factores.

Objetivos.
Representan los resultados que la empresa espera obtener, son fines para alcanzar, establecidos cuantitativamente y determinados para realizarse transcurrido un tiempo especifico.

Clasificación de los objetivos:

1.    Estratégicos o generales: comprenden toda la empresa y se establecen a largo plazo.

2.    Tácticos o departamentales: se refieren a un área o departamento de la empresa, se establecen a corto o mediano plazo.

3.    Operacionales o específicos se establecen en niveles o secciones más especificas de la empresa e invariablemente son a corto plazo.

Estrategias:
Las estrategias son cursos de acción general o alternativas, que muestran la dirección y el empleo general de los recursos y esfuerzos para lograr los objetivos en las condiciones más ventajosas.
Las estrategias en la empresa nacen como una respuestas para afrontar los retos que implican la competencia, y la vida de la empresa en sí.
Al establecer estrategias es conveniente seguir tres etapas:

1.    Determinación de los cursos o alternativas: consiste en buscar el mayor número de alternativas para lograr cada uno de los objetivos.

2.    Evaluación: analizar y evaluar cada una de las alternativas tomando en consideración las ventajas y desventajas de cada una de ellas.

3.    Selección de alternativas: considerar las alternativas más idóneas en cuanto a factibilidad y ventajas.

Para que las estrategias sean operables y cumplan con su función, es necesario:

·         Asegurarse de que sean consistentes y contribuyan al logro del objetivo.

·         Determinarlas con claridad.

·         No confundir las estrategias con las tácticas, ya que estas ultimas combinan la acción con los medios para alcanzar el objetivo.

·         Considerar las experiencias pasadas para su establecimiento; esto permitirá sugerir un mayor número de cursos de acción.

·         Analizar las consecuencias que pudieran presentarse al momento de aplicarlas.

·         Al establecerlas, auxiliarse de técnicas de investigación y de planeación.

Políticas.
Las políticas son guías para orientar la acción, son criterios, lineamientos generales a observar en la toma de decisiones, sobre problemas que se repiten una y otra vez dentro de una organización.

2. Organización

Definición.
Organización es el establecimiento de la estructura necesaria para la sistematización racional de los recursos, mediante la determinación de jerarquías, disposición, correlación y agrupación de actividades, con el fin de poder realizar y simplificar las funciones del grupo social.

Elementos del Concepto.
Estructura. La organización implica el establecimiento del marco fundamental en el que habrá el grupo social, ya que establece la disposición y la correlación de las funciones, jerarquías y actividades necesarias para lograr los objetivos.
Sistematización. Las actividades y recursos de la empresa, deben de coordinarse racionalmente para facilitar el trabajo y la eficiencia.
Agrupación y asignación de actividades y responsabilidades. En la organización surge la necesidad de agrupar, dividir y asignar funciones a fin de promover la especialización.
Jerárquica. La organización, como estructura, origina la necesidad de establecer niveles de autoridad y responsabilidad dentro de la empresa.
Simplificación de funciones. Uno de los objetivos básicos de la organización es establecer los métodos más sencillo para realizar el trabajo de la mejor manera posible.

Importancia de la Organización.
Los fundamentos básicos que demuestran la importancia de la organización son:

1.    Es de carácter continuo; jamás se puede decir que ha terminado, dado que la empresa y sus recursos están sujetos a cambios constantes (expansión, contracción, nuevos productos, etc), lo que obviamente redunda en la necesidad de efectuar cambios en la organización.

2.    Es un medio a través del cual se establece la mejor manera de lograr los objetivos del grupo social.

3.    Suministra los métodos para que se puedan desempeñar las actividades eficientemente, con un mínimo de esfuerzo.

4.    Evita la lentitud e ineficiencia de las actividades, reduciendo los costos e incrementando la productividad.

5.    Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos, al delimitar funciones y responsabilidades.

3. Dirección.

Concepto. Esta etapa del proceso administrativo, llamada también ejecución, comando o liderazgo, es una función de tal trascendencia, que algunos autores consideran que la administración y la dirección son una misma cosa.

Elemento del Concepto.

·         Ejecución de los planes de acuerdo con la estructura organizacional.

·         Motivación.

·         Guía o conducción de los esfuerzos de los subordinados.

·         Comunicación.

·         Supervisión.

·         Alcanzar las metas de la organización.

Importancia.
La dirección es trascendental porque:

·         Pone en marcha todos los lineamientos establecidos durante la planeación y la organización.

·         A través de ella se logran las formas de conducta más deseables en los miembros de la estructura organizacional.

·         La dirección eficiente es determinante en la moral de los empleados y, consecuentemente, en la productividad.

·         Su calidad se refleja en el logro de los objetivos, la implementación de métodos de organización, y en la eficacia de los sistemas de control.

·         A través de ella se establece la comunicación necesaria para que la organización funcione.

Principios.

·         De la armonía del objetivo o coordinación de intereses.

·         Impersonalidad de mando.

·         De la supervisión directa.

·         De la vía jerárquica.

·         De la resolución del conflicto.

·         Aprovechamiento del conflicto.

De la armonía del objetivo o coordinación de intereses:
La dirección será eficiente en tanto se encamine hacia el logro de los objetivos generales de la empresa.
Así mismo, establece que los objetivos de todos los departamentos y secciones deberán relacionarse armoniosamente para lograr el objetivo general.

Impersonalidad de mando:
Se refiere a que la autoridad y su ejerció (el mando), surgen como una necesidad de la organización para obtener ciertos resultados.

De la supervisión directa:
Se refiere al apoyo y comunicación que debe proporcionar el dirigente a sus subordinados durante la ejecución de los planes, de tal manera que éstos se realicen con mayor facilidad.

De la vía jerárquica:
Postula al apoyo y comunicación que debe proporcionar el dirigente a sus subordinados durante la ejecución de los planes, de tal manera que éstos se realicen con mayor facilidad.

De la resolución del conflicto_
Indica la necesidad de resolver los problemas que surjan durante la gestión administrativa, a partir del momento en que aparezcan.

Aprovechamiento del conflicto:

·         Experiencia.

·         Experimentación.

·         Investigación.

·         Aplicar la decisión. Consiste en poner en practica la decisión elegida, por lo que se debe contar con un plan para el desarrollo de la misma. Dicho plan comprenderá: los recursos, los procedimientos y los programas necesarios para la implantación de la decisión.

Etapas de Dirección
Integración: Comprende la función a través de la cual el administrador elige y se allega, de los recursos para poner en marcha las decisiones previamente establecidas para ejecutar los planes.

Reglas:
1. El hombre adecuado para el puesto adecuado.
Los hombres deben poseer las características que la empresa establezcan para desempeñar un puesto. Los recursos humanos deben adaptarse a las características de la organización y no ésta a los recursos humanos.

2. De la provisión de elementos necesarios.
A cada miembro de la empresa debe proporcionársele los elementos necesarios para hacer frente eficientemente a las necesidades de su puesto.